BUDGET
Alokasi anggaran (budget) merupakan suatu pendekatan formal dan sistematis daripada pelaksanaan tanggung jawab managemen di dalam perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Bersifat formal karena anggaran tersebut disusun dengan sengaja dan bersungguh-sunguh dalam bentuk tertulis. Dikatakan sistematis karena anggaran tersebut disususn dengan berurutan berdasarkan alur waktu dan berdasarkan suatu logika. Anggaran yang dibuat juga merupakan suatu hasil dari pengambilan keputusan yang berdasarkan beberapa asumsi tertentu yang dibuat berdasarkan perhitungan yang cermat pada saat itu. Budget juga merupakan salah satu dari pelaksanaan fungsi managemen dimana disana terkait fungsi perencanaan, fungsi koordinasi, fungsi pengawasan dan evaluasi.
Di dalam menyusun suatu anggaran organisasi, perlu diperhatikan bahwa anggaran yang disusun harus realistis, luwes dan kontinyu. Realistis, artinya tidak terlalu optimis ataupun terlalu pesimis tetapi disesuaikan dengan kondisi yang ada. Luwes, artinya tidak terlalu kaku, mempunyai peluang untuk disesuaikan dengan keadaan yang meungkin dapat berubah sewaktu-waktu. Walaupun telah diperhitungkan dengan cermat dapat adakalanya kondisi dan lingkungan dapat berubah sewaktu-waktu misalnya saja terdapat lonjakan harga yang sulit diperkirakan sebelumnya. Sedangkan kontinyu, artinya membutuhkan perhatian secara terus menerus.
Dalam membuat anggaran dalam organisasi seorang bendahara meminta anggaran kegiatan dan operasianal dari setiap departemen dan pimpinan organisasi dan bersama-sama dengan mereka membuat skala prioritas kegiatan dan alokasi anggaran masing-masing kegiatan yang disesuaikan dengan sumber pendanaan organisasi dan prioritas program kerja kepengurusan organisasi tersebut.
BUDGETING
Anggaran adalah alat dalam kajian bidang akuntansi yang berguna untuk perencanaan dan pengawasan organisasi. Sistem anggaran dapat merubah harapan seorang pimpinan untuk kedepanya. Dengan melihat kedepan dan merencanakanya, seorang pimpinan mampu untuk mengantisipasi dan memperbaiki kemungkinan terjadinya masalah sebelum masalah itu muncul. Selanjutnya pimpinan dapat lebih focus dalam mempergunakan kesempatan. Salah seorang peneliti berkata “ Beberapa perencanaan bisnis mengalami kegagalan, tetapi kebanyakan dari mereka gagal sebelum merencanakan.
Penganggaran belaja merupakan dampak positif dari sebuah keuntungan sebuah organisasi karena operasi organisasi mempunyai tampilan yang lebih efisien. Penganggaran anggaran juga dapat membantu management dalam hal keefektipan biaya pemeliharaan operasi perusahaan/organisasi. Kecuali operasi harga yang effektif, organisasi tidak akan memberikan keuntungan maksiaml. Penganggaran organisasi membantu organiasi lebih baik untuk perencanaan yang akan datang.
KEUNTUNGAN BUDGETING
Proses hasil penganggaran ini mempunyai keuntungan yang significan:
1.Membutuhkan management yang memadai dengan mempertimbangkan kebijakan perusahaan/organisasi.
2.Mempertimbangkan level manager dalam suatu department untuk mengembangkan suatau pelatihan yang mempasilitasi hasil yang dicapai penganggaran tujuan.
3.Mempertimbangkan bahwa identifikasi manager-manager sumber daya memerlukan keperluan untuk menyelesaikan tumuan organisasi/perushaan.
4.Ini membantu management untuk membuat teliti, dalam pengambilan keputusan atau operasi oranganisasi/perusahaan.
5.Ini membantu management untuk menentukan fungsi yang tidak efisient dalam suatu operasi.
6.Ini membantuk management menentukan fungsi yang dalam pengambilan pengalaman yang sulit dalam pencapaian tujuan dan objektifitas.
Suksesnya penganggaran tidak sesederhana yang terjadi. Kehadiran tentu salah satu kondisi prasyarat yang sebenarnya dalam sebuah organisasi, data keuangan dan tanggung jawab top manajemen akan meberikan hasil usaha ketika pengangaran dalam proses. Walaupun kehadiran dari kondisi-kondisi ini tidak akan secara otomatis memastikan penganggaran dalam rangkaian, kehadiran mereka untuk meningkatkan usaha penganggaran.
PERSIAPAN ANGGARAN
Menentukan Periode Budget. Panjang waktu yang dicakup oleh anggaran kantor biasanya bersamaan dengan periode fiskal organisasi. Oleh Karena Itu, jika periode fiskal organisasi mulai pada bulan Januari dari tiap tahun, demikian juga anggaran nya. Panjang masa anggaran harus cukup merindukan meratakan untuk manapun fluktuasi yang musiman.
Mengembangkan Penganggaran. Perencanaan dilibatkan dalam mengembang;kan suatu anggaran mungkin mengkonsumsi waktu pantas dipertimbangkan. Penggunaan keikutsertaan karyawan dalam proses perencanaan adalah sebuah keuntungan.
Meninjau ulang anggaran itu. Sungguhpun usaha yang cukup mungkin adalah dilibatkan di dalam menyiapkan suatu anggaran, berbagai keadaan tak terkendalikan mungkin memerlukan revisi anggaran berkala. Sebagai Contoh, biaya-biaya material mungkin meningkatkan, yang mana dapat mempunyai suatu dampak pada laba organisasi itu. Sebagai Tambahan, biaya usaha mungkin meningkatkan, yang mana menciptakan berbagai kesulitan untuk organisasi sebagai t mencoba untuk menghasilkan keluaran pada suatu tingkatan yang tetap.
LANGKAH-LANGKAH DASAR PENGANGGARAN
1.Prakiraan penjualan. Komite anggaran menggambarkan penjualan, produksi, keuangan dan juga divisi- divisi lain yang setuju akan peramalan, yang dirinci oleh produk atau jasa individu. Potensi pasar, potensi produksi, dan keseluruhan pembatasan keuangan dicocokkan.
2.Persiapan dari perkiraan keuangan secara menyeluruh. Biaya dari perkiraan volume penjualan dan kenuntungan kotor yang diharapkan dapat ditentukan dengan bantuan akuntansi, sebagai level yang layak dari biaya operasi (meliputi biaya kantor) dan perkiraan keuntungan operasi. Sementara, perencanaan menyeluruh disetujui oleh komite eksekutif atau top manajemen lainnya yang melakukan control terhadap anggaran menyeluruh.
3.Persiapan anggaran-anggaran per departemen. Masing-maisng kepala departemen mempersiapkan dan mengajukan detail perkiraan anggaran untuk departemennya sendiri didasarkan pada peramalan volume permintaan anggaran ini kemudian berkaitan dengan rencana keuangan menyeluruh yang digambarkan dengan kemungkinan penyesuaian di dalam anggaran per departemen atau di dalam penyisihan dana menyeluruh jika diperlukan. Persetujuan oleh komite eksekutif memberi hak penggunaan anggaran sebagai rencana atau standar.
4.Tindak lanjut bulanan. Pada tiap akhir bulan laporan pengeluaran dari tiap departemen disiapkan oleh departemen keuangan dan dikirimkan ke kepala departemen dari jumlah yang dianggarkan harus dijelaskan kepada kepala departemen. Rencana untuk mengoreksi penyimpangan tersebut dapat dibuat.
PENGENDALIAN MELALUI ANGGARAN
Aktivitas ini mungkin berhubungan dengan mengembangkan produksi baru, berkembangnya produk lini, meningkatkan pendapatan, atau mengurangi biaya operasi. Penting sekali di dalam pengendalian melalui anggaran adalah persiapan capaian anggaran berkala memindahkan tanaman ke pot itu bandingkan data operasi nyata dengan data yang dianggarkan itu. Sebagai Contoh, $ 15.000 pendapatan berpendapatan dari penjualan produk Suatu maY yang lampau bulan dibandingkan dengan yang dianggarkan $ 20.000 volume penjualan untuk Product Suatu untuk bulan itu. Sebagai hasil perbandingan seperti itu , penyebab tentang segala perbedaan atau perbedaan antara kedua macam data dapat dikenali dan di mana mungkin, mengoreksi. Dalam contoh Product Suatu penjualan, perbedaan antara penjualan nyata dan penjualan yang dianggarkan, $ 5.000, mungkin diterangkan oleh suatu ketiadaan promosi penjualan selama bulan itu. Sebagai Hasilnya, merencanakanlah mungkin ditujukan untuk iklan Product yang lebih intensive suatu sepanjang bulan berikut.
PERAN PIMPINAN KANTOR DALAM MENGENDALIKAN BUDGET
Di perusahaan besar, orang yang bertanggung jawab untuk bantuan administratif mungkin adalah seorang eksekutip tertinggi seperti suatu pengontrol adalah suatu vice-president. Seperti kepala bantuan administratif di suatu organisasi, OM mempunyai tanggung jawab untuk dukungan pelayanan lebih awal yang diuraikan di dalam textbook-mailing ini, manajemen kearsipan, pengolah kata, jasa pesuruh, komunikasi, reprographics, dan pemeliharaan dan keamanan kantor. Laporan yang disiapkan oleh OM secara khas meliputi yang berikut:
1. Laporan biaya yang dianggarkan untuk itu berbagai bantuan administratif. Biaya diperkirakan memindahkan tanaman ke pot pada umumnya didukung oleh terperinci jadwal biaya-biaya, yang mana di dalam organisasi besar mungkin disiapkan oleh firs-line penyelia.
2. Laporan Pelaksanaan anggaran. Departemen ini melaporkan pertunjukan secara detil harga yang sebenarnya terjadi dibandingkan dengan anggaran menggambarkan, jumlah atau persen dari perbedaan, dan penjelasan tentang perbedaan yang penting.
3. Laporan yang analitis. Laporan ini menunjukkan suatu analisa yang menyangkut biaya-biaya total pada setiap departemen. Sebagai Contoh, penyelia jasa pengolah kata mungkin menyiapkan laporan yang mempertunjukkan biaya unit seperti biaya saban halaman atau biaya saban garis dari tiap hasil panen surat.
4. Laporan Laporan Khusus. Kebanyakan laporan laporan khusus adalah studi yang disiapkan atas permohoan suatu pegawai perusahaan atau diaktipkan oleh OM untuk meningkatkan beberapa tahap yang menyangkut fungsi manajemen informasi. Sebagai Contoh, suatu laporan mungkin disiapkan untuk bandingkan biaya-biaya mesin, sistem rekaman dan dikte yang manual. Atau suatu studi mungkin dikerjakan untuk menentukan kelayakan dalam mengubah dari mesin akuntansi ke komputer mikro untuk yang langsung masuknya data piutang dagang.
PRINSIP-PRINSIP MENYIAPKAN SUATU ANGGARAN DARI BIAYA AFMINISTRATIF
a)Prinsip tanggung jawab
b)Prinsip obyektifitas
c)Prinsip pengaturan target
d)Prinsip flesibilitas
e)Prinsip kesetiaan
f)Prinsip peninjauan kembali
PENGAWASAN BIAYA
Di dalam suatu kantor, pengawasan biaya (cost control) yaitu berhubungan dengan biaya pengadaan dalam bermacam-macam operasi kantor. Cost control juga berhubungan dengan menjaga ekspenditur serendah mungkin. Berikut ini daftar beberapa hal penting dari cost control:
1.Untuk mengembangkan biaya standar bermacam-macam operasi kantor.
2.Untuk mengembangkan antara keinginan pegawai menjadi biaya yang disengaja.
3.Untuk membantu dalam mengembangkan prosedur operasi yang efisien.
4.Untuk mengalokasikan biaya operasi ke dalam fungsi yang tepat.
5.Untuk mengidentifikasikan operasi yang tidak efisien.
Ketika mengidentifikasi biaya operasi yang harus ditetapkan, manajer administrasi kantor harus memperhatikan pertimbangan berikut ini: (1) volume operasi, (2) tingkat standar operasi, (3) jumlah tugas yang berhubungan dengan operasi, (4) efisiensi dari operasi yang dikerjakan, dan (5) level biaya yang didatangkan di dalam mengerjakan operasi.
Informasi yang digunakan untuk memutuskan biaya operasi kantor dapat juga digunakan untuk:
1.Mengidentifikasi bagaimana hubungan biaya kantor yang sesuai dengan biaya operasi yang telah diterima.
2.Mengidentifikasi cara dalam bermacam-macam operasi yang tidak efisien.
3.Membantu memutuskan tipe dari peralatan baru yang dibutuhkan ketika melaksanakan operasi kantor.
4.Membantu memutuskan metode kerja yang harus dirubah atau diperbaiki.
5.Mengidentifikasi alternative prosedur kantor yang paling efisien dalam melihat biaya yang terlibat.
DAFTAR PUSTAKA
Keeling, Kallaus. 1987. Administrative Office Management Ninth Edition. Ohio: South-Western Publishing Co..
Quible, Zane K. 2001. Administrative Office Management Seventh Edition. New Jersey: Upper Saddle River.
Jumat, 30 Januari 2009
Selasa, 27 Januari 2009
MENGELOLA STAFF
1.Untuk memotivasi pegawai anda, teori mana yang akan anda pakai? Kenapa demikian?
2.Kaitkan teori motivasi dengan godaan seksual dan usaha mengatasinya
3.Apa yang harus dilakukan untuk mengurangi nepotisme
4.Lihatlah ditempat anda kulian, adakah nepotisme ini? Beri penjelasan
5.Bagaimana mengendalikan pegawai yang suka merokok
6.Program pengembangan yang seperti apa yang akan anda gunakan bila pegawai kantor anda memiliki kemampuan seperti saat ini (kondisi saat ini anda tentukan sendiri)
Jawaban
1.Teori yang akan saya gunakan adalah Teori McGregor’s yaitu teori X dan Y. Saya memilih teori ini karena menurut saya teori ini dapat diterapkan disetiap kalangan pekerja, baik itu pekerja tingkat bawah (lower lever), tingkat menengah (midle level), dan tingkat atas (top level). Pada teori X kita harus memberikan motivasi atau bahkan memaksa para pekerja yang bertipe X untuk dapat bekerja lebih giat dan bersemangat dengan cara memberikan hukuman (punisment) atau memberikan imbalan yang lebih untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja pekerja. Pada teori Y dimana para pekerja memang sudah memiliki semangat kerja yang tinggi, atasan harus menggunakan cara yang sangat berbeda (dibandingkan dengan tipe X) untuk memotivasi pekerja tipe Y. Pekerja tipe Y dapat diberi suatu tanggung jawab yang lebih besar (karena pada dasarnya mereka memang memiliki tanggung jawab), dan memberikan suatu pengakuan atas prestasi-prestasi yang telah dilakukan (penghargaan).
2.Motivasi untuk karyawan agar dapat lebih termotivasi dengan cara menggunakan pakaian yang rapih, akan tetapi apabila ada karyawan yang mengenakan pakaian yang kurang sopan tentu saja hal itu dapat mendorong godaan seksual, baik dari rekan kerja ataupun atasannya.
Apabila anda adalah seorang sekretaris dan anda mendapatkan perlakuan yang kurang pantas dari atasan anda, coba anda dekati pasangan atasan anda, sehingga atasan anda akan merasa enggan untuk menggoda anda.
3.Untuk mengurangi nepotisme pertama dalam perekrutan pegawai baru usahakan terbuka, jujur, dan adil, jangan membiaarkan pegawai yang ada untuk memasukkan orang baru tanpa dilakukan seleksi terlebih dahulu.
4.Ada, seperti pemberian les khusus bagi calon mahasiswa yang ingin masuk POLBAN dan dia merupakan keluarga dari staf POLBAN.
5.Kita tidak dapat melarang para pekerja yang suka merokok, karena mungkin saja dengan merokok pekerja tersebut dapat lebih berkonsentrasi dan berproduktivitas terhadap pekerjaannya. Hal yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan pegawai yang merokok adalah kita dapat menempatkannya didalam suatu ruangan khusus sehingga ia tidak akan mengganggu pekerja lainnya (pekerja non-perokok), atau jika memang harus digabungkan dalam satu ruangan (pekerja perokok dan non-perokok) kita dapat mengatur tata letak mejanya, misalnya meja pekerja perokok dapat diletakkan agak berjauhan dengan pekerja non-perokok, atau meja pekerja perokok dapat diletakkan didekat jendela, sehingga terjadi sirkulasi udara.
6.Kondisinya pegawai kurang terampil dalam bidang administrasi. Maka program pelatihan yang akan saya berikan tentu saja program pelatihan kegiatan administrasi yang akan dilakukannya, agar ia menjadi lebih terampil dalam melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan posisinya (diberikan job training and development).
2.Kaitkan teori motivasi dengan godaan seksual dan usaha mengatasinya
3.Apa yang harus dilakukan untuk mengurangi nepotisme
4.Lihatlah ditempat anda kulian, adakah nepotisme ini? Beri penjelasan
5.Bagaimana mengendalikan pegawai yang suka merokok
6.Program pengembangan yang seperti apa yang akan anda gunakan bila pegawai kantor anda memiliki kemampuan seperti saat ini (kondisi saat ini anda tentukan sendiri)
Jawaban
1.Teori yang akan saya gunakan adalah Teori McGregor’s yaitu teori X dan Y. Saya memilih teori ini karena menurut saya teori ini dapat diterapkan disetiap kalangan pekerja, baik itu pekerja tingkat bawah (lower lever), tingkat menengah (midle level), dan tingkat atas (top level). Pada teori X kita harus memberikan motivasi atau bahkan memaksa para pekerja yang bertipe X untuk dapat bekerja lebih giat dan bersemangat dengan cara memberikan hukuman (punisment) atau memberikan imbalan yang lebih untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja pekerja. Pada teori Y dimana para pekerja memang sudah memiliki semangat kerja yang tinggi, atasan harus menggunakan cara yang sangat berbeda (dibandingkan dengan tipe X) untuk memotivasi pekerja tipe Y. Pekerja tipe Y dapat diberi suatu tanggung jawab yang lebih besar (karena pada dasarnya mereka memang memiliki tanggung jawab), dan memberikan suatu pengakuan atas prestasi-prestasi yang telah dilakukan (penghargaan).
2.Motivasi untuk karyawan agar dapat lebih termotivasi dengan cara menggunakan pakaian yang rapih, akan tetapi apabila ada karyawan yang mengenakan pakaian yang kurang sopan tentu saja hal itu dapat mendorong godaan seksual, baik dari rekan kerja ataupun atasannya.
Apabila anda adalah seorang sekretaris dan anda mendapatkan perlakuan yang kurang pantas dari atasan anda, coba anda dekati pasangan atasan anda, sehingga atasan anda akan merasa enggan untuk menggoda anda.
3.Untuk mengurangi nepotisme pertama dalam perekrutan pegawai baru usahakan terbuka, jujur, dan adil, jangan membiaarkan pegawai yang ada untuk memasukkan orang baru tanpa dilakukan seleksi terlebih dahulu.
4.Ada, seperti pemberian les khusus bagi calon mahasiswa yang ingin masuk POLBAN dan dia merupakan keluarga dari staf POLBAN.
5.Kita tidak dapat melarang para pekerja yang suka merokok, karena mungkin saja dengan merokok pekerja tersebut dapat lebih berkonsentrasi dan berproduktivitas terhadap pekerjaannya. Hal yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan pegawai yang merokok adalah kita dapat menempatkannya didalam suatu ruangan khusus sehingga ia tidak akan mengganggu pekerja lainnya (pekerja non-perokok), atau jika memang harus digabungkan dalam satu ruangan (pekerja perokok dan non-perokok) kita dapat mengatur tata letak mejanya, misalnya meja pekerja perokok dapat diletakkan agak berjauhan dengan pekerja non-perokok, atau meja pekerja perokok dapat diletakkan didekat jendela, sehingga terjadi sirkulasi udara.
6.Kondisinya pegawai kurang terampil dalam bidang administrasi. Maka program pelatihan yang akan saya berikan tentu saja program pelatihan kegiatan administrasi yang akan dilakukannya, agar ia menjadi lebih terampil dalam melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan posisinya (diberikan job training and development).
LOKASI & LAYOUT KANTOR
1.Dalam pemilihan lokasi kantor, terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli. Menurut Terry (Dalam Gie, 2000) faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih lokasi kantor adalah:
1.Corak gedung, termasuk wujud gedung, ukurannya, reputasi,usia gedung, pelayanan yang tersedia.
2.Fasilitas gedung, yaitu fasilitas-fasilitas yang membuat gedung menjadi lebih baik, seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan keluar, dll.
3.Dekatnya kantor dengan perusahaan. Contohnya hubungan para langganan, fasilitas pengangkutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dan lain-lain.
4.Biaya. Semua faktor yang menimbulkan biaya, tetapi harus dipertimbangkan biaya yang paling minimal.
5.Stabilitas penyewa. Bila kantor disewa perlu dipertimbangkan stabilitas penyewaannya (lama penyewaan). Perpindahan kantor yang sering dilakukan akan berdampak negatif, terutama pada perusahaan yang sudah besar.
6.Flexiblilitas ruangan. Meliputi ruangan yang memungkinkan pengaturan yang cocok untuk bermacam-macam bagian kantor, ukuran, design yang cocok untuk tempat peralatan, mesin-mesin. Disini perlu diperhatikan bisa tidaknya dilakukan perubahan-perubahan terhadap ruangan itu sendiri.
7.Penerangan dan ventilasi. Tiap ruangan diusahakan mendapatkan penerangan alam, ventilasi dan sirkulasi udara yang cukup.
8.Bebas dari kotoran dan suara gaduh. Fokusnya adalah kebersihan udara, lingkungan dan suara gaduh, karena ini akan dapat mengganggu pekerjaan kantor.
Sementara itu Prajudi (1982) dalam memilih lokasi kantor menyatakan faktor yang perlu diperhatikan antara lain faktor:
1.Lingkungan tetangga
2.Dekatnya dengan kantor bagian lain
3.Harga atau sewa ruangan
4.Dekatnya dengan pasar tenaga kerja
5.Jalan keluar/masuk karyawan (lalu lintas antar pegawai)
6.Keamanan
Menurut Quible (1996) menyatakan ada 3 faktor perlu dipertimbangkan menentukan lokasi kantor, antara lain:
1.Faktor Keuangan
Termasuk disini adalah nilai secara ekonomis, apakah disewa, dibeli, leasing dengan kelebihan serta kekurangan masing-masing pilihan.
2.Faktor Operasional
Kemudahan operasi kegiatan perusahaan/organisasi, kemudahan berhubungan dengan konsumen, produsen, akses dan lain sebagainya.
3.Faktor Karyawan
Berhubungan dengan ketersediaan tenaga kerja skill dan unskill, tempat tinggal karyawan, mobilitas dan lain-lain.
Sedangkan Moekijat (1989) menyebutkan bahwa faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor sbb:
1.Letak, meliputi dekatnya dengan fasilitas transportasi, fasilitas bank, kantor pos, rumah makan, pasar, para pelanggan dan sebagainya.
2.Kelayakan, meliputi ukuran luas lantai untuk sekarang dan perubahan atau perkembangan di masa yang akan datang.
3.Pertimbangan keuangan, meliputi biaya modal dan biaya pemeliharaan serta biaya penggantian gedung –gedung lama.
4.Fisik, meliputi alat untuk naik turun digedung bertingkat, alat pemanas, pendingin ruangan, penerangan dan sebagainya.
Sementara itu Saphier (1987) menulis ada tiga faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor, yaitu:
1.Kualitas gedung, termasuk didalamnya pendingin gedung/pemanas, ventilasi, tangga/lift, air, keersihan dan faktor-faktor lain yang bisa mempengaruhi image organisasi/perusahan.
2.Dekat dengan pusat industri/bisnis. Dikota-kota besar kantor-kantor dipusatkan di suatu daerah yang dekat aksesnya dengan pusat-pusat industri. Hal ini akan sangat membantu dan memudahkan konsumen melakukan transaksi atau berhubungan dengan perusahaan/organisasi yang bersangkutan.
3.Citra Lingkungan. Gedung dan kantor yang terletak pada tempat (lingkungan) dengan reputasi baik akan memberikan suatu keuntungan tersendiri bagi perusahaan/organisasi yang bersangkutan, karena dapat pula meningkatkan image perusahaan/organisasi tersebut.
Selain itu Saphier menambahkan bahwa tujuan perusahaan, nilai aestetic, fasilitas dan biaya menjadi faktor pendukung lainnya.
2.Keamanan dalam memilih kantor sangat penting dan merupakan hal yang perlu diperhatikan. Mengapa demikian, dikarenakan kantor bukan lagi hanya sekedar tempat berkumpulnya orang-orang yang melakukan sebuah pekerjaan dan aktivitas tetapi melainkan tempat dimana dokumen-dokumen penting perusahaan/organisasi disimpan, dirawat, ataupun dimusnahkan. Selain itu, kantor juga sudah harus dapat memenuhi segala bentuk kenyamanan untuk para pegawainya. Hal penting yang juga tidak boleh terlewatkan adalah lokasi kantor yang aman dari segala bentuk kejahatan/kriminal. Karena hal tersebut dapat saja mengancam kehidupan sosial para pegawai ataupun dokumen-dokumen penting perusahaan/organisasi. Maka dari itu, keamanan dalam memilih kantor sangat penting.
3.Dalam menentukan lokasi kantor, saya akan menggunakan metode gabungan antara Metode Penilaian dengan Metode Perbandingan Biaya. Mengapa demikian, karena Metode Penilaian merupakan metode dimana semua faktor yang dianggap penting diberi bobot nilai, total nilai 100. Kemudian masing-masing lokasi dan gedung yang akan dijadikan kantor dinilai dan dibandingkan. Lokasi dan gedung yang mendapat nilai terbesar menjadi pilihan utama, disinilah organisasi/perusahaan berkantor. Sedangkan Metode Perbandingan Biaya yaitu dengan membandingkan biaya-biaya yang akan dikeluarkan nantinya setelah gedung tersebut ditempati. Macam biaya yang akan dikeluarkan nantinya tergantung pada jenis usaha yang dilakukan. Biaya tersebut dapat dikelompokkan atas:
•Material cost (direct, indirect)
•Labor cost (direct, indirect)
•Overhead cost
Metode ini menggunakan peramalan biaya sebagai faktor penentunya. Kemudian masing-masing lokasi dan gedung kantor dibandingkan, kantor yang memiliki biaya paling kecil, disanalah organisasi/perusahaan berkantor.
Maka dari itu, Metode Penilaian dan Metode Perbandingan Biaya akan saling menutupi kekurangan masing-masing. Jika digunakan Metode Penilaian, ternyata gedung A berbobot nilai paling tinggi maka disanalah perusahaan/organisasi akan berkantor. Tetapi jika ternyata setelah digunakan Metode Perbandingan Biaya, gedung A adalah kantor yang memakan banyak biaya, maka perusahaan/organisasi perlu memikirkan kembali mengenai hal ini. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi hal tersebut lebih baik digunakan metode gabungan yaitu antara Metode Penilaian dengan Metode Perbandingan Biaya.
4.Kantor lanscape merupakan perpaduan dari kantor terbuka dengan tertutup. Ia berusaha mengurangi kelemahan yang terdapat pada kantor terbuka dengan kantor tertutup. Oleh karena itu semua keunggulan pada kantor tertutup dan terbuka ada pada bentuk kantor landscape. Namun didalam kantor lanscape penyusunan meja kerja tidak dilakukan secara garis lurus, tetapi meja disusun secara individual atau kelompok kerja, dengan sudut yang berbeda satu dengan lainnya. Masing-masing pegawai dikelompokkan atas fungsi dan tugasnya. Dengan demikian didalam kantor lanscape ini sebahagian pegawai bekerja pada ruang yang terbuka dan sebahagian lagi bekerja pada ruang-ruang yang diberi sekat setinggi 75cm – 100cm, namun masih dapat diamati dari tempat yang cukup jauh. Maka kantor lanscape ini cukup baik digunakan didalam penataan ruang kantor karena keunggulan-keunggulan yang didapat dari penataan ruang kantor ini sangat baik dibanding kantor terbuka atau kantor tertutup. Kantor lanscape ini juga mempunyai ciri-ciri yang unik didalam sebuah kantor yakni salah satunya adalah terdapat tumbuh-tumbuhan dalam ruang diantar bagian. Hal ini akan semakin menambah kenyaman bagi karyawan maupun tamu yang mengunjungi kantor lanscape tersebut.
5.Hubungan antara cahaya, warna, suara, dan udara dengan lay out terbuka adalah:
bila cahaya pada lay out terbuka lebih baik dikarenakan cahaya yang berpijar langsung masuk menyinari ruangan kantor tanpa ada bayangan yang diakibatkan oleh sekat-sekat. Sehingga intensitas cahaya yang dipancarkan maksimum karena sinar cahaya langsung menerangi ruangan tanpa menimbulkan bayangan yang disebabkan oleh sekat-sekat.
Bila mengenai warna pada lay out terbuka, warna dapat merangsang emosi dan otak manusia. Warna yang tepat untuk dekorasi dan ruang kerja akan menimbulkan kenyamanan serta peningkatan produktivitas kerja. Berhubung lay out terbuka, maka tidak ada ruangan yang memisahkan antara staff yang satu dengan staff lainnya, sehingga warna ruangan lay out terbuka terdiri dari satu warna yang bisa saja bukan warna kesukaan staff. Maka dari itu, staff/para pegawai harus menerima apapun warna cat dinding ruangan mereka bekerja.
Suara pada lay out terbuka, Suara yang gaduh akan mengganggu pekerjaan, terutama pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi (kerja otak) tinggi, seperti pembuatan konsep-konsep, perencanaan, penghitungan dan lain sebagainya. Bila situasi gaduh ini dibiarkan terus-menerus akan dapat mengakibatkan kekacauan dan kesalahan pada hasil kerja pegawai yang bersangkutan. Oleh karena itu suasana ini perlu dikendalikan. Pada lay out terbuka hal ini bisa saja menjadi hal yang serius diakibatkan jenis lay out ini sangat rawan terhadap suara-suara kebisingan dikarenakan antar para pegawai tidak ada sekat yang memisahkan serta tingkat gosip (ngobrol-ngobrol) dengan pegawai lainnya akan sangat tinggi dan dapat mengganggu konsentrasi pegawai yang lainnya.
Udara pada lay out terbuka, aliran udara yang segar (banyak mengandung oksigen) secara terus menerus di kantor akan dapat mengurangi keletihan dan menimbulkan kesegaran bagi pegawai. Udara adalah salah satu faktor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik (daya tahan) orang bekerja. Udara juga merupakan salah satu fakor yang dapat menciptakan kenyamanan (ergonomic) suatu kantor. Mills, Standingford dan Appley menyatakan bahwa “udara adalah suatu syarat untuk berkonsentrasi”. Udara yang terlalu panas, dingin, pengab akan mengganggu peredaran darah, yang akhirnya mengganggu konsentrasi dan kerja otak manusia. Maka dari itu, udara pada lay out terbuka sangat baik. Karena sirkulasi udara berjalan dengan baik.
1.Corak gedung, termasuk wujud gedung, ukurannya, reputasi,usia gedung, pelayanan yang tersedia.
2.Fasilitas gedung, yaitu fasilitas-fasilitas yang membuat gedung menjadi lebih baik, seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan keluar, dll.
3.Dekatnya kantor dengan perusahaan. Contohnya hubungan para langganan, fasilitas pengangkutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dan lain-lain.
4.Biaya. Semua faktor yang menimbulkan biaya, tetapi harus dipertimbangkan biaya yang paling minimal.
5.Stabilitas penyewa. Bila kantor disewa perlu dipertimbangkan stabilitas penyewaannya (lama penyewaan). Perpindahan kantor yang sering dilakukan akan berdampak negatif, terutama pada perusahaan yang sudah besar.
6.Flexiblilitas ruangan. Meliputi ruangan yang memungkinkan pengaturan yang cocok untuk bermacam-macam bagian kantor, ukuran, design yang cocok untuk tempat peralatan, mesin-mesin. Disini perlu diperhatikan bisa tidaknya dilakukan perubahan-perubahan terhadap ruangan itu sendiri.
7.Penerangan dan ventilasi. Tiap ruangan diusahakan mendapatkan penerangan alam, ventilasi dan sirkulasi udara yang cukup.
8.Bebas dari kotoran dan suara gaduh. Fokusnya adalah kebersihan udara, lingkungan dan suara gaduh, karena ini akan dapat mengganggu pekerjaan kantor.
Sementara itu Prajudi (1982) dalam memilih lokasi kantor menyatakan faktor yang perlu diperhatikan antara lain faktor:
1.Lingkungan tetangga
2.Dekatnya dengan kantor bagian lain
3.Harga atau sewa ruangan
4.Dekatnya dengan pasar tenaga kerja
5.Jalan keluar/masuk karyawan (lalu lintas antar pegawai)
6.Keamanan
Menurut Quible (1996) menyatakan ada 3 faktor perlu dipertimbangkan menentukan lokasi kantor, antara lain:
1.Faktor Keuangan
Termasuk disini adalah nilai secara ekonomis, apakah disewa, dibeli, leasing dengan kelebihan serta kekurangan masing-masing pilihan.
2.Faktor Operasional
Kemudahan operasi kegiatan perusahaan/organisasi, kemudahan berhubungan dengan konsumen, produsen, akses dan lain sebagainya.
3.Faktor Karyawan
Berhubungan dengan ketersediaan tenaga kerja skill dan unskill, tempat tinggal karyawan, mobilitas dan lain-lain.
Sedangkan Moekijat (1989) menyebutkan bahwa faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor sbb:
1.Letak, meliputi dekatnya dengan fasilitas transportasi, fasilitas bank, kantor pos, rumah makan, pasar, para pelanggan dan sebagainya.
2.Kelayakan, meliputi ukuran luas lantai untuk sekarang dan perubahan atau perkembangan di masa yang akan datang.
3.Pertimbangan keuangan, meliputi biaya modal dan biaya pemeliharaan serta biaya penggantian gedung –gedung lama.
4.Fisik, meliputi alat untuk naik turun digedung bertingkat, alat pemanas, pendingin ruangan, penerangan dan sebagainya.
Sementara itu Saphier (1987) menulis ada tiga faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor, yaitu:
1.Kualitas gedung, termasuk didalamnya pendingin gedung/pemanas, ventilasi, tangga/lift, air, keersihan dan faktor-faktor lain yang bisa mempengaruhi image organisasi/perusahan.
2.Dekat dengan pusat industri/bisnis. Dikota-kota besar kantor-kantor dipusatkan di suatu daerah yang dekat aksesnya dengan pusat-pusat industri. Hal ini akan sangat membantu dan memudahkan konsumen melakukan transaksi atau berhubungan dengan perusahaan/organisasi yang bersangkutan.
3.Citra Lingkungan. Gedung dan kantor yang terletak pada tempat (lingkungan) dengan reputasi baik akan memberikan suatu keuntungan tersendiri bagi perusahaan/organisasi yang bersangkutan, karena dapat pula meningkatkan image perusahaan/organisasi tersebut.
Selain itu Saphier menambahkan bahwa tujuan perusahaan, nilai aestetic, fasilitas dan biaya menjadi faktor pendukung lainnya.
2.Keamanan dalam memilih kantor sangat penting dan merupakan hal yang perlu diperhatikan. Mengapa demikian, dikarenakan kantor bukan lagi hanya sekedar tempat berkumpulnya orang-orang yang melakukan sebuah pekerjaan dan aktivitas tetapi melainkan tempat dimana dokumen-dokumen penting perusahaan/organisasi disimpan, dirawat, ataupun dimusnahkan. Selain itu, kantor juga sudah harus dapat memenuhi segala bentuk kenyamanan untuk para pegawainya. Hal penting yang juga tidak boleh terlewatkan adalah lokasi kantor yang aman dari segala bentuk kejahatan/kriminal. Karena hal tersebut dapat saja mengancam kehidupan sosial para pegawai ataupun dokumen-dokumen penting perusahaan/organisasi. Maka dari itu, keamanan dalam memilih kantor sangat penting.
3.Dalam menentukan lokasi kantor, saya akan menggunakan metode gabungan antara Metode Penilaian dengan Metode Perbandingan Biaya. Mengapa demikian, karena Metode Penilaian merupakan metode dimana semua faktor yang dianggap penting diberi bobot nilai, total nilai 100. Kemudian masing-masing lokasi dan gedung yang akan dijadikan kantor dinilai dan dibandingkan. Lokasi dan gedung yang mendapat nilai terbesar menjadi pilihan utama, disinilah organisasi/perusahaan berkantor. Sedangkan Metode Perbandingan Biaya yaitu dengan membandingkan biaya-biaya yang akan dikeluarkan nantinya setelah gedung tersebut ditempati. Macam biaya yang akan dikeluarkan nantinya tergantung pada jenis usaha yang dilakukan. Biaya tersebut dapat dikelompokkan atas:
•Material cost (direct, indirect)
•Labor cost (direct, indirect)
•Overhead cost
Metode ini menggunakan peramalan biaya sebagai faktor penentunya. Kemudian masing-masing lokasi dan gedung kantor dibandingkan, kantor yang memiliki biaya paling kecil, disanalah organisasi/perusahaan berkantor.
Maka dari itu, Metode Penilaian dan Metode Perbandingan Biaya akan saling menutupi kekurangan masing-masing. Jika digunakan Metode Penilaian, ternyata gedung A berbobot nilai paling tinggi maka disanalah perusahaan/organisasi akan berkantor. Tetapi jika ternyata setelah digunakan Metode Perbandingan Biaya, gedung A adalah kantor yang memakan banyak biaya, maka perusahaan/organisasi perlu memikirkan kembali mengenai hal ini. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi hal tersebut lebih baik digunakan metode gabungan yaitu antara Metode Penilaian dengan Metode Perbandingan Biaya.
4.Kantor lanscape merupakan perpaduan dari kantor terbuka dengan tertutup. Ia berusaha mengurangi kelemahan yang terdapat pada kantor terbuka dengan kantor tertutup. Oleh karena itu semua keunggulan pada kantor tertutup dan terbuka ada pada bentuk kantor landscape. Namun didalam kantor lanscape penyusunan meja kerja tidak dilakukan secara garis lurus, tetapi meja disusun secara individual atau kelompok kerja, dengan sudut yang berbeda satu dengan lainnya. Masing-masing pegawai dikelompokkan atas fungsi dan tugasnya. Dengan demikian didalam kantor lanscape ini sebahagian pegawai bekerja pada ruang yang terbuka dan sebahagian lagi bekerja pada ruang-ruang yang diberi sekat setinggi 75cm – 100cm, namun masih dapat diamati dari tempat yang cukup jauh. Maka kantor lanscape ini cukup baik digunakan didalam penataan ruang kantor karena keunggulan-keunggulan yang didapat dari penataan ruang kantor ini sangat baik dibanding kantor terbuka atau kantor tertutup. Kantor lanscape ini juga mempunyai ciri-ciri yang unik didalam sebuah kantor yakni salah satunya adalah terdapat tumbuh-tumbuhan dalam ruang diantar bagian. Hal ini akan semakin menambah kenyaman bagi karyawan maupun tamu yang mengunjungi kantor lanscape tersebut.
5.Hubungan antara cahaya, warna, suara, dan udara dengan lay out terbuka adalah:
bila cahaya pada lay out terbuka lebih baik dikarenakan cahaya yang berpijar langsung masuk menyinari ruangan kantor tanpa ada bayangan yang diakibatkan oleh sekat-sekat. Sehingga intensitas cahaya yang dipancarkan maksimum karena sinar cahaya langsung menerangi ruangan tanpa menimbulkan bayangan yang disebabkan oleh sekat-sekat.
Bila mengenai warna pada lay out terbuka, warna dapat merangsang emosi dan otak manusia. Warna yang tepat untuk dekorasi dan ruang kerja akan menimbulkan kenyamanan serta peningkatan produktivitas kerja. Berhubung lay out terbuka, maka tidak ada ruangan yang memisahkan antara staff yang satu dengan staff lainnya, sehingga warna ruangan lay out terbuka terdiri dari satu warna yang bisa saja bukan warna kesukaan staff. Maka dari itu, staff/para pegawai harus menerima apapun warna cat dinding ruangan mereka bekerja.
Suara pada lay out terbuka, Suara yang gaduh akan mengganggu pekerjaan, terutama pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi (kerja otak) tinggi, seperti pembuatan konsep-konsep, perencanaan, penghitungan dan lain sebagainya. Bila situasi gaduh ini dibiarkan terus-menerus akan dapat mengakibatkan kekacauan dan kesalahan pada hasil kerja pegawai yang bersangkutan. Oleh karena itu suasana ini perlu dikendalikan. Pada lay out terbuka hal ini bisa saja menjadi hal yang serius diakibatkan jenis lay out ini sangat rawan terhadap suara-suara kebisingan dikarenakan antar para pegawai tidak ada sekat yang memisahkan serta tingkat gosip (ngobrol-ngobrol) dengan pegawai lainnya akan sangat tinggi dan dapat mengganggu konsentrasi pegawai yang lainnya.
Udara pada lay out terbuka, aliran udara yang segar (banyak mengandung oksigen) secara terus menerus di kantor akan dapat mengurangi keletihan dan menimbulkan kesegaran bagi pegawai. Udara adalah salah satu faktor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik (daya tahan) orang bekerja. Udara juga merupakan salah satu fakor yang dapat menciptakan kenyamanan (ergonomic) suatu kantor. Mills, Standingford dan Appley menyatakan bahwa “udara adalah suatu syarat untuk berkonsentrasi”. Udara yang terlalu panas, dingin, pengab akan mengganggu peredaran darah, yang akhirnya mengganggu konsentrasi dan kerja otak manusia. Maka dari itu, udara pada lay out terbuka sangat baik. Karena sirkulasi udara berjalan dengan baik.
PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR
1.Contoh cara mengukur salah satu pegawaian di kantor seperti sekretaris atau receptionis:
•Sekretaris
Cara mengukur pegawaian sekretaris, yaitu dilihat dari standar kerja yang telah ditetapkan misalnya standar dalam pengetikan harus mencapai tingkat akurasi minimal 98% serta kecepatan standar yang telah ditentukan. Pengukuran tersebut dapat diukur dengan menggunakan stopwatch dan melalui perhitungan tertentu.
•Receptionist
Cara mengukur kerja receptionist dapat dilihat dari buku tamu, apakah ia sudah melayani beberapa tamu yang datang ke perusahaan atau tidak. Di buku tamu dapat dilihat apakah tamu tersebut mengisi atau terdaftar dalam buku tamu atau tidak. Didalam buku tamu tersebut dapat dijadikan sebagai alat bukti pengukuran kinerja kerja receptionist tersebut. Selain itu dapat dilihat juga melalui penangan telepon oleh receptionist tersebut.
2.Contoh dan metode yang digunakan dalam menyederhanakan arus kerja.
Misalnya pembuatan surat pengantar Praktik Kerja Lapangan (PKL) di jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung (POLBAN). Dalam pembuatan surat pengantar PKL, mahasiswa melakukan hal tersebut sendiri tanpa mempekerjakan pegawai staf administrasi. Dalam pengerjaannya mahasiswa dituntut untuk dapat melakukannya dan sebelum disetujui (ditandatangani) terlebih dahulu surat pengantar PKL mahasiswa diperiksa. Hal ini dapat meringankan pekerjaan pegawai staf administrasi dalam melakukan pekerjaannya.
3.Pola pembagian kerja yang paling banyak digunakan di perusahaan adalah pola gabungan karena dalam perusahaan terdapat beberapa kegiatan yang hasil kerja seseorang akan dilanjutkan oleh pegawai lainnya dan adanya pembagian pegawaian dari awal sampai selesai dikerjakan oleh satu orang pegawai. Hal tersebut terjadi karena dalam suatu perusahaan tidak hanya melakukan satu aktivitas saja, akan tetapi ada juga aktivitas dalam penjualan barang, pengonsepan surat, pengetikan surat, dan aktivitas lainnya. Misalnya di perusahaan A yaitu agen yang memproduksi suatu barang kebutuhan kantor, maka aktivitas di perusahaan tersebut ada penjualan barang terhadap konsumen (suatu perusahaan) atau toserba yang membutuhkan barang kebutuhan kantor dan adanya aktivitas pengonsepan dan pengetikan surat untuk memesan barang kebutuhan kantor pada produsen perusahaan A tersebut.
4.Ada 7 cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian:
a)Mobile Units (unit-unit bergerak)
Perusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya bila unit lain tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang tinggi. Kumpulan orang-orang tersebut dibentuk dalam satu tim yang dapat bergerak (dipindah-pindah) untuk membantu unit lain bila diperlukan. Dalam kondisi normal tim ini tetap bekerja di unit masing-masing. Tentu saja anggota tim tersebut memiliki kemampuan lebih dibandingkan pegawai lainnya. Contohnya di POLBAN pada saat adanya ujian saringan mahasiswa baru, dibentuk suatu tim untuk mengawasi calon mahasiswa baru POLBAN dalam melakukan ujian saringan mahasiswa, tim tersebut sebenarnya memiliki pekerjaan normal di unitnya masing-masing yaitu misalnya sebagai pengajar atau dosen.
b)Sentralisasi Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor disentralisasi dengan cara adanya unit pengetikan, penggandaan, filing, dan seterusnya. Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawaian, efek dari spesialisasi timbulnya kecakapan dan kecepatan pegawai bekerja. Dengan demikian sentralisasi kegiatan kantor akan dapat membantu melenyapkan fluktuasi beban kerja kantor. Contohnya di POLBAN terdapat unit pegawai yang khusus mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya di administrasi ada juru ketik.
c)Cyling (Penebaran Menurut Waktu)
Pegawaian kantor disebar sesuai waktu, baik jam maupun hari. Sebagai contohnya konsumen yang berdomisili di wilayah A diberi kesempatan untuk melakukan pembayaran listrik dan air dari tanggal 1-5, sementara konsumen yang berdomisili di wilayah B kesempatan melakukan pembayaran listrik dan air dari tanggal 6-10, begitu pula seterusnya sesuai penanggalan dalam satu bulan.
d)Back Log
Sistem ini membagi pegawai ke dalam kriteria, yaitu urgent (penting), segera, dan biasa, sebagai alat bantu dibuat daftar pegawaian yang harus diselesaikan lengkap dengan kriterianya pada sebuah papan tulis atau kertas, pegawaian yang urgent merupakan prioritas utama diselesaikan, berikutnya pegawaian yang bersifat “segera” dan “biasa”. Demikian seterusnya sehingga puncak-puncak pegawaian yang penting dapat ditangani lebih awal. Contohnya rapat ketua jurusan di POLBAN.
e)Lembur
Lembur atau meminta pegawai untuk mengerjakan pegawaian diluar jam normal, cara ini tidak terlalu memuaskan untuk mengatasi fluktuasi beban kerja. Hal ini disebabkan akan meningkatkan kelelahan pegawai juga akan menambah biaya perusahaan untuk membayar lembur pegawai. Contohnya di suatu perusahaan memiliki pekerjaan yang menumpuk karena akan tutup buku akhir tahun maka diadakan lembur sebagai kerja tambahan agar dapat terselesaikan pekerjaan tersebut.
f)Partimer
Cara ini cukup flexibel, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan. Contohnya partime yang dilakukan di Yomart, mcD, dll.
g)Scheduling
Adalah menjadwalkan kegiatan pegawaian tentang penentuan waktu urutan pegawaian, kapan dimulai dan kapan berakhir.
5.Usaha yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai kantor di kampus.
Dengan cara job rotation, job simplification, job sharing, job security, dan employee participation.
•Sekretaris
Cara mengukur pegawaian sekretaris, yaitu dilihat dari standar kerja yang telah ditetapkan misalnya standar dalam pengetikan harus mencapai tingkat akurasi minimal 98% serta kecepatan standar yang telah ditentukan. Pengukuran tersebut dapat diukur dengan menggunakan stopwatch dan melalui perhitungan tertentu.
•Receptionist
Cara mengukur kerja receptionist dapat dilihat dari buku tamu, apakah ia sudah melayani beberapa tamu yang datang ke perusahaan atau tidak. Di buku tamu dapat dilihat apakah tamu tersebut mengisi atau terdaftar dalam buku tamu atau tidak. Didalam buku tamu tersebut dapat dijadikan sebagai alat bukti pengukuran kinerja kerja receptionist tersebut. Selain itu dapat dilihat juga melalui penangan telepon oleh receptionist tersebut.
2.Contoh dan metode yang digunakan dalam menyederhanakan arus kerja.
Misalnya pembuatan surat pengantar Praktik Kerja Lapangan (PKL) di jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung (POLBAN). Dalam pembuatan surat pengantar PKL, mahasiswa melakukan hal tersebut sendiri tanpa mempekerjakan pegawai staf administrasi. Dalam pengerjaannya mahasiswa dituntut untuk dapat melakukannya dan sebelum disetujui (ditandatangani) terlebih dahulu surat pengantar PKL mahasiswa diperiksa. Hal ini dapat meringankan pekerjaan pegawai staf administrasi dalam melakukan pekerjaannya.
3.Pola pembagian kerja yang paling banyak digunakan di perusahaan adalah pola gabungan karena dalam perusahaan terdapat beberapa kegiatan yang hasil kerja seseorang akan dilanjutkan oleh pegawai lainnya dan adanya pembagian pegawaian dari awal sampai selesai dikerjakan oleh satu orang pegawai. Hal tersebut terjadi karena dalam suatu perusahaan tidak hanya melakukan satu aktivitas saja, akan tetapi ada juga aktivitas dalam penjualan barang, pengonsepan surat, pengetikan surat, dan aktivitas lainnya. Misalnya di perusahaan A yaitu agen yang memproduksi suatu barang kebutuhan kantor, maka aktivitas di perusahaan tersebut ada penjualan barang terhadap konsumen (suatu perusahaan) atau toserba yang membutuhkan barang kebutuhan kantor dan adanya aktivitas pengonsepan dan pengetikan surat untuk memesan barang kebutuhan kantor pada produsen perusahaan A tersebut.
4.Ada 7 cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian:
a)Mobile Units (unit-unit bergerak)
Perusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya bila unit lain tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang tinggi. Kumpulan orang-orang tersebut dibentuk dalam satu tim yang dapat bergerak (dipindah-pindah) untuk membantu unit lain bila diperlukan. Dalam kondisi normal tim ini tetap bekerja di unit masing-masing. Tentu saja anggota tim tersebut memiliki kemampuan lebih dibandingkan pegawai lainnya. Contohnya di POLBAN pada saat adanya ujian saringan mahasiswa baru, dibentuk suatu tim untuk mengawasi calon mahasiswa baru POLBAN dalam melakukan ujian saringan mahasiswa, tim tersebut sebenarnya memiliki pekerjaan normal di unitnya masing-masing yaitu misalnya sebagai pengajar atau dosen.
b)Sentralisasi Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor disentralisasi dengan cara adanya unit pengetikan, penggandaan, filing, dan seterusnya. Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawaian, efek dari spesialisasi timbulnya kecakapan dan kecepatan pegawai bekerja. Dengan demikian sentralisasi kegiatan kantor akan dapat membantu melenyapkan fluktuasi beban kerja kantor. Contohnya di POLBAN terdapat unit pegawai yang khusus mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya di administrasi ada juru ketik.
c)Cyling (Penebaran Menurut Waktu)
Pegawaian kantor disebar sesuai waktu, baik jam maupun hari. Sebagai contohnya konsumen yang berdomisili di wilayah A diberi kesempatan untuk melakukan pembayaran listrik dan air dari tanggal 1-5, sementara konsumen yang berdomisili di wilayah B kesempatan melakukan pembayaran listrik dan air dari tanggal 6-10, begitu pula seterusnya sesuai penanggalan dalam satu bulan.
d)Back Log
Sistem ini membagi pegawai ke dalam kriteria, yaitu urgent (penting), segera, dan biasa, sebagai alat bantu dibuat daftar pegawaian yang harus diselesaikan lengkap dengan kriterianya pada sebuah papan tulis atau kertas, pegawaian yang urgent merupakan prioritas utama diselesaikan, berikutnya pegawaian yang bersifat “segera” dan “biasa”. Demikian seterusnya sehingga puncak-puncak pegawaian yang penting dapat ditangani lebih awal. Contohnya rapat ketua jurusan di POLBAN.
e)Lembur
Lembur atau meminta pegawai untuk mengerjakan pegawaian diluar jam normal, cara ini tidak terlalu memuaskan untuk mengatasi fluktuasi beban kerja. Hal ini disebabkan akan meningkatkan kelelahan pegawai juga akan menambah biaya perusahaan untuk membayar lembur pegawai. Contohnya di suatu perusahaan memiliki pekerjaan yang menumpuk karena akan tutup buku akhir tahun maka diadakan lembur sebagai kerja tambahan agar dapat terselesaikan pekerjaan tersebut.
f)Partimer
Cara ini cukup flexibel, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan. Contohnya partime yang dilakukan di Yomart, mcD, dll.
g)Scheduling
Adalah menjadwalkan kegiatan pegawaian tentang penentuan waktu urutan pegawaian, kapan dimulai dan kapan berakhir.
5.Usaha yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai kantor di kampus.
Dengan cara job rotation, job simplification, job sharing, job security, dan employee participation.
Langganan:
Postingan (Atom)
.jpg)
