BUDGETING AND CONTROL

BUDGET
Alokasi anggaran (budget) merupakan suatu pendekatan formal dan sistematis daripada pelaksanaan tanggung jawab managemen di dalam perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Bersifat formal karena anggaran tersebut disusun dengan sengaja dan bersungguh-sunguh dalam bentuk tertulis. Dikatakan sistematis karena anggaran tersebut disususn dengan berurutan berdasarkan alur waktu dan berdasarkan suatu logika. Anggaran yang dibuat juga merupakan suatu hasil dari pengambilan keputusan yang berdasarkan beberapa asumsi tertentu yang dibuat berdasarkan perhitungan yang cermat pada saat itu. Budget juga merupakan salah satu dari pelaksanaan fungsi managemen dimana disana terkait fungsi perencanaan, fungsi koordinasi, fungsi pengawasan dan evaluasi.
Di dalam menyusun suatu anggaran organisasi, perlu diperhatikan bahwa anggaran yang disusun harus realistis, luwes dan kontinyu. Realistis, artinya tidak terlalu optimis ataupun terlalu pesimis tetapi disesuaikan dengan kondisi yang ada. Luwes, artinya tidak terlalu kaku, mempunyai peluang untuk disesuaikan dengan keadaan yang meungkin dapat berubah sewaktu-waktu. Walaupun telah diperhitungkan dengan cermat dapat adakalanya kondisi dan lingkungan dapat berubah sewaktu-waktu misalnya saja terdapat lonjakan harga yang sulit diperkirakan sebelumnya. Sedangkan kontinyu, artinya membutuhkan perhatian secara terus menerus.
Dalam membuat anggaran dalam organisasi seorang bendahara meminta anggaran kegiatan dan operasianal dari setiap departemen dan pimpinan organisasi dan bersama-sama dengan mereka membuat skala prioritas kegiatan dan alokasi anggaran masing-masing kegiatan yang disesuaikan dengan sumber pendanaan organisasi dan prioritas program kerja kepengurusan organisasi tersebut.

BUDGETING
Anggaran adalah alat dalam kajian bidang akuntansi yang berguna untuk perencanaan dan pengawasan organisasi. Sistem anggaran dapat merubah harapan seorang pimpinan untuk kedepanya. Dengan melihat kedepan dan merencanakanya, seorang pimpinan mampu untuk mengantisipasi dan memperbaiki kemungkinan terjadinya masalah sebelum masalah itu muncul. Selanjutnya pimpinan dapat lebih focus dalam mempergunakan kesempatan. Salah seorang peneliti berkata “ Beberapa perencanaan bisnis mengalami kegagalan, tetapi kebanyakan dari mereka gagal sebelum merencanakan.
Penganggaran belaja merupakan dampak positif dari sebuah keuntungan sebuah organisasi karena operasi organisasi mempunyai tampilan yang lebih efisien. Penganggaran anggaran juga dapat membantu management dalam hal keefektipan biaya pemeliharaan operasi perusahaan/organisasi. Kecuali operasi harga yang effektif, organisasi tidak akan memberikan keuntungan maksiaml. Penganggaran organisasi membantu organiasi lebih baik untuk perencanaan yang akan datang.

KEUNTUNGAN BUDGETING
Proses hasil penganggaran ini mempunyai keuntungan yang significan:
1.Membutuhkan management yang memadai dengan mempertimbangkan kebijakan perusahaan/organisasi.
2.Mempertimbangkan level manager dalam suatu department untuk mengembangkan suatau pelatihan yang mempasilitasi hasil yang dicapai penganggaran tujuan.
3.Mempertimbangkan bahwa identifikasi manager-manager sumber daya memerlukan keperluan untuk menyelesaikan tumuan organisasi/perushaan.
4.Ini membantu management untuk membuat teliti, dalam pengambilan keputusan atau operasi oranganisasi/perusahaan.
5.Ini membantu management untuk menentukan fungsi yang tidak efisient dalam suatu operasi.
6.Ini membantuk management menentukan fungsi yang dalam pengambilan pengalaman yang sulit dalam pencapaian tujuan dan objektifitas.

Suksesnya penganggaran tidak sesederhana yang terjadi. Kehadiran tentu salah satu kondisi prasyarat yang sebenarnya dalam sebuah organisasi, data keuangan dan tanggung jawab top manajemen akan meberikan hasil usaha ketika pengangaran dalam proses. Walaupun kehadiran dari kondisi-kondisi ini tidak akan secara otomatis memastikan penganggaran dalam rangkaian, kehadiran mereka untuk meningkatkan usaha penganggaran.

PERSIAPAN ANGGARAN
Menentukan Periode Budget. Panjang waktu yang dicakup oleh anggaran kantor biasanya bersamaan dengan periode fiskal organisasi. Oleh Karena Itu, jika periode fiskal organisasi mulai pada bulan Januari dari tiap tahun, demikian juga anggaran nya. Panjang masa anggaran harus cukup merindukan meratakan untuk manapun fluktuasi yang musiman.
Mengembangkan Penganggaran. Perencanaan dilibatkan dalam mengembang;kan suatu anggaran mungkin mengkonsumsi waktu pantas dipertimbangkan. Penggunaan keikutsertaan karyawan dalam proses perencanaan adalah sebuah keuntungan.
Meninjau ulang anggaran itu. Sungguhpun usaha yang cukup mungkin adalah dilibatkan di dalam menyiapkan suatu anggaran, berbagai keadaan tak terkendalikan mungkin memerlukan revisi anggaran berkala. Sebagai Contoh, biaya-biaya material mungkin meningkatkan, yang mana dapat mempunyai suatu dampak pada laba organisasi itu. Sebagai Tambahan, biaya usaha mungkin meningkatkan, yang mana menciptakan berbagai kesulitan untuk organisasi sebagai t mencoba untuk menghasilkan keluaran pada suatu tingkatan yang tetap.

LANGKAH-LANGKAH DASAR PENGANGGARAN
1.Prakiraan penjualan. Komite anggaran menggambarkan penjualan, produksi, keuangan dan juga divisi- divisi lain yang setuju akan peramalan, yang dirinci oleh produk atau jasa individu. Potensi pasar, potensi produksi, dan keseluruhan pembatasan keuangan dicocokkan.

2.Persiapan dari perkiraan keuangan secara menyeluruh. Biaya dari perkiraan volume penjualan dan kenuntungan kotor yang diharapkan dapat ditentukan dengan bantuan akuntansi, sebagai level yang layak dari biaya operasi (meliputi biaya kantor) dan perkiraan keuntungan operasi. Sementara, perencanaan menyeluruh disetujui oleh komite eksekutif atau top manajemen lainnya yang melakukan control terhadap anggaran menyeluruh.

3.Persiapan anggaran-anggaran per departemen. Masing-maisng kepala departemen mempersiapkan dan mengajukan detail perkiraan anggaran untuk departemennya sendiri didasarkan pada peramalan volume permintaan anggaran ini kemudian berkaitan dengan rencana keuangan menyeluruh yang digambarkan dengan kemungkinan penyesuaian di dalam anggaran per departemen atau di dalam penyisihan dana menyeluruh jika diperlukan. Persetujuan oleh komite eksekutif memberi hak penggunaan anggaran sebagai rencana atau standar.

4.Tindak lanjut bulanan. Pada tiap akhir bulan laporan pengeluaran dari tiap departemen disiapkan oleh departemen keuangan dan dikirimkan ke kepala departemen dari jumlah yang dianggarkan harus dijelaskan kepada kepala departemen. Rencana untuk mengoreksi penyimpangan tersebut dapat dibuat.

PENGENDALIAN MELALUI ANGGARAN
Aktivitas ini mungkin berhubungan dengan mengembangkan produksi baru, berkembangnya produk lini, meningkatkan pendapatan, atau mengurangi biaya operasi. Penting sekali di dalam pengendalian melalui anggaran adalah persiapan capaian anggaran berkala memindahkan tanaman ke pot itu bandingkan data operasi nyata dengan data yang dianggarkan itu. Sebagai Contoh, $ 15.000 pendapatan berpendapatan dari penjualan produk Suatu maY yang lampau bulan dibandingkan dengan yang dianggarkan $ 20.000 volume penjualan untuk Product Suatu untuk bulan itu. Sebagai hasil perbandingan seperti itu , penyebab tentang segala perbedaan atau perbedaan antara kedua macam data dapat dikenali dan di mana mungkin, mengoreksi. Dalam contoh Product Suatu penjualan, perbedaan antara penjualan nyata dan penjualan yang dianggarkan, $ 5.000, mungkin diterangkan oleh suatu ketiadaan promosi penjualan selama bulan itu. Sebagai Hasilnya, merencanakanlah mungkin ditujukan untuk iklan Product yang lebih intensive suatu sepanjang bulan berikut.

PERAN PIMPINAN KANTOR DALAM MENGENDALIKAN BUDGET
Di perusahaan besar, orang yang bertanggung jawab untuk bantuan administratif mungkin adalah seorang eksekutip tertinggi seperti suatu pengontrol adalah suatu vice-president. Seperti kepala bantuan administratif di suatu organisasi, OM mempunyai tanggung jawab untuk dukungan pelayanan lebih awal yang diuraikan di dalam textbook-mailing ini, manajemen kearsipan, pengolah kata, jasa pesuruh, komunikasi, reprographics, dan pemeliharaan dan keamanan kantor. Laporan yang disiapkan oleh OM secara khas meliputi yang berikut:
1. Laporan biaya yang dianggarkan untuk itu berbagai bantuan administratif. Biaya diperkirakan memindahkan tanaman ke pot pada umumnya didukung oleh terperinci jadwal biaya-biaya, yang mana di dalam organisasi besar mungkin disiapkan oleh firs-line penyelia.
2. Laporan Pelaksanaan anggaran. Departemen ini melaporkan pertunjukan secara detil harga yang sebenarnya terjadi dibandingkan dengan anggaran menggambarkan, jumlah atau persen dari perbedaan, dan penjelasan tentang perbedaan yang penting.
3. Laporan yang analitis. Laporan ini menunjukkan suatu analisa yang menyangkut biaya-biaya total pada setiap departemen. Sebagai Contoh, penyelia jasa pengolah kata mungkin menyiapkan laporan yang mempertunjukkan biaya unit seperti biaya saban halaman atau biaya saban garis dari tiap hasil panen surat.
4. Laporan Laporan Khusus. Kebanyakan laporan laporan khusus adalah studi yang disiapkan atas permohoan suatu pegawai perusahaan atau diaktipkan oleh OM untuk meningkatkan beberapa tahap yang menyangkut fungsi manajemen informasi. Sebagai Contoh, suatu laporan mungkin disiapkan untuk bandingkan biaya-biaya mesin, sistem rekaman dan dikte yang manual. Atau suatu studi mungkin dikerjakan untuk menentukan kelayakan dalam mengubah dari mesin akuntansi ke komputer mikro untuk yang langsung masuknya data piutang dagang.
PRINSIP-PRINSIP MENYIAPKAN SUATU ANGGARAN DARI BIAYA AFMINISTRATIF
a)Prinsip tanggung jawab
b)Prinsip obyektifitas
c)Prinsip pengaturan target
d)Prinsip flesibilitas
e)Prinsip kesetiaan
f)Prinsip peninjauan kembali

PENGAWASAN BIAYA
Di dalam suatu kantor, pengawasan biaya (cost control) yaitu berhubungan dengan biaya pengadaan dalam bermacam-macam operasi kantor. Cost control juga berhubungan dengan menjaga ekspenditur serendah mungkin. Berikut ini daftar beberapa hal penting dari cost control:
1.Untuk mengembangkan biaya standar bermacam-macam operasi kantor.
2.Untuk mengembangkan antara keinginan pegawai menjadi biaya yang disengaja.
3.Untuk membantu dalam mengembangkan prosedur operasi yang efisien.
4.Untuk mengalokasikan biaya operasi ke dalam fungsi yang tepat.
5.Untuk mengidentifikasikan operasi yang tidak efisien.
Ketika mengidentifikasi biaya operasi yang harus ditetapkan, manajer administrasi kantor harus memperhatikan pertimbangan berikut ini: (1) volume operasi, (2) tingkat standar operasi, (3) jumlah tugas yang berhubungan dengan operasi, (4) efisiensi dari operasi yang dikerjakan, dan (5) level biaya yang didatangkan di dalam mengerjakan operasi.

Informasi yang digunakan untuk memutuskan biaya operasi kantor dapat juga digunakan untuk:
1.Mengidentifikasi bagaimana hubungan biaya kantor yang sesuai dengan biaya operasi yang telah diterima.
2.Mengidentifikasi cara dalam bermacam-macam operasi yang tidak efisien.
3.Membantu memutuskan tipe dari peralatan baru yang dibutuhkan ketika melaksanakan operasi kantor.
4.Membantu memutuskan metode kerja yang harus dirubah atau diperbaiki.
5.Mengidentifikasi alternative prosedur kantor yang paling efisien dalam melihat biaya yang terlibat.

DAFTAR PUSTAKA
Keeling, Kallaus. 1987. Administrative Office Management Ninth Edition. Ohio: South-Western Publishing Co..
Quible, Zane K. 2001. Administrative Office Management Seventh Edition. New Jersey: Upper Saddle River.