PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR

1.Contoh cara mengukur salah satu pegawaian di kantor seperti sekretaris atau receptionis:
•Sekretaris
Cara mengukur pegawaian sekretaris, yaitu dilihat dari standar kerja yang telah ditetapkan misalnya standar dalam pengetikan harus mencapai tingkat akurasi minimal 98% serta kecepatan standar yang telah ditentukan. Pengukuran tersebut dapat diukur dengan menggunakan stopwatch dan melalui perhitungan tertentu.
•Receptionist
Cara mengukur kerja receptionist dapat dilihat dari buku tamu, apakah ia sudah melayani beberapa tamu yang datang ke perusahaan atau tidak. Di buku tamu dapat dilihat apakah tamu tersebut mengisi atau terdaftar dalam buku tamu atau tidak. Didalam buku tamu tersebut dapat dijadikan sebagai alat bukti pengukuran kinerja kerja receptionist tersebut. Selain itu dapat dilihat juga melalui penangan telepon oleh receptionist tersebut.

2.Contoh dan metode yang digunakan dalam menyederhanakan arus kerja.
Misalnya pembuatan surat pengantar Praktik Kerja Lapangan (PKL) di jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung (POLBAN). Dalam pembuatan surat pengantar PKL, mahasiswa melakukan hal tersebut sendiri tanpa mempekerjakan pegawai staf administrasi. Dalam pengerjaannya mahasiswa dituntut untuk dapat melakukannya dan sebelum disetujui (ditandatangani) terlebih dahulu surat pengantar PKL mahasiswa diperiksa. Hal ini dapat meringankan pekerjaan pegawai staf administrasi dalam melakukan pekerjaannya.

3.Pola pembagian kerja yang paling banyak digunakan di perusahaan adalah pola gabungan karena dalam perusahaan terdapat beberapa kegiatan yang hasil kerja seseorang akan dilanjutkan oleh pegawai lainnya dan adanya pembagian pegawaian dari awal sampai selesai dikerjakan oleh satu orang pegawai. Hal tersebut terjadi karena dalam suatu perusahaan tidak hanya melakukan satu aktivitas saja, akan tetapi ada juga aktivitas dalam penjualan barang, pengonsepan surat, pengetikan surat, dan aktivitas lainnya. Misalnya di perusahaan A yaitu agen yang memproduksi suatu barang kebutuhan kantor, maka aktivitas di perusahaan tersebut ada penjualan barang terhadap konsumen (suatu perusahaan) atau toserba yang membutuhkan barang kebutuhan kantor dan adanya aktivitas pengonsepan dan pengetikan surat untuk memesan barang kebutuhan kantor pada produsen perusahaan A tersebut.

4.Ada 7 cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian:
a)Mobile Units (unit-unit bergerak)
Perusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya bila unit lain tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang tinggi. Kumpulan orang-orang tersebut dibentuk dalam satu tim yang dapat bergerak (dipindah-pindah) untuk membantu unit lain bila diperlukan. Dalam kondisi normal tim ini tetap bekerja di unit masing-masing. Tentu saja anggota tim tersebut memiliki kemampuan lebih dibandingkan pegawai lainnya. Contohnya di POLBAN pada saat adanya ujian saringan mahasiswa baru, dibentuk suatu tim untuk mengawasi calon mahasiswa baru POLBAN dalam melakukan ujian saringan mahasiswa, tim tersebut sebenarnya memiliki pekerjaan normal di unitnya masing-masing yaitu misalnya sebagai pengajar atau dosen.

b)Sentralisasi Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor disentralisasi dengan cara adanya unit pengetikan, penggandaan, filing, dan seterusnya. Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawaian, efek dari spesialisasi timbulnya kecakapan dan kecepatan pegawai bekerja. Dengan demikian sentralisasi kegiatan kantor akan dapat membantu melenyapkan fluktuasi beban kerja kantor. Contohnya di POLBAN terdapat unit pegawai yang khusus mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya di administrasi ada juru ketik.

c)Cyling (Penebaran Menurut Waktu)
Pegawaian kantor disebar sesuai waktu, baik jam maupun hari. Sebagai contohnya konsumen yang berdomisili di wilayah A diberi kesempatan untuk melakukan pembayaran listrik dan air dari tanggal 1-5, sementara konsumen yang berdomisili di wilayah B kesempatan melakukan pembayaran listrik dan air dari tanggal 6-10, begitu pula seterusnya sesuai penanggalan dalam satu bulan.

d)Back Log
Sistem ini membagi pegawai ke dalam kriteria, yaitu urgent (penting), segera, dan biasa, sebagai alat bantu dibuat daftar pegawaian yang harus diselesaikan lengkap dengan kriterianya pada sebuah papan tulis atau kertas, pegawaian yang urgent merupakan prioritas utama diselesaikan, berikutnya pegawaian yang bersifat “segera” dan “biasa”. Demikian seterusnya sehingga puncak-puncak pegawaian yang penting dapat ditangani lebih awal. Contohnya rapat ketua jurusan di POLBAN.

e)Lembur
Lembur atau meminta pegawai untuk mengerjakan pegawaian diluar jam normal, cara ini tidak terlalu memuaskan untuk mengatasi fluktuasi beban kerja. Hal ini disebabkan akan meningkatkan kelelahan pegawai juga akan menambah biaya perusahaan untuk membayar lembur pegawai. Contohnya di suatu perusahaan memiliki pekerjaan yang menumpuk karena akan tutup buku akhir tahun maka diadakan lembur sebagai kerja tambahan agar dapat terselesaikan pekerjaan tersebut.

f)Partimer
Cara ini cukup flexibel, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan. Contohnya partime yang dilakukan di Yomart, mcD, dll.

g)Scheduling
Adalah menjadwalkan kegiatan pegawaian tentang penentuan waktu urutan pegawaian, kapan dimulai dan kapan berakhir.

5.Usaha yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai kantor di kampus.
Dengan cara job rotation, job simplification, job sharing, job security, dan employee participation.