Selasa, 27 Januari 2009

LOKASI & LAYOUT KANTOR

1.Dalam pemilihan lokasi kantor, terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli. Menurut Terry (Dalam Gie, 2000) faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih lokasi kantor adalah:

1.Corak gedung, termasuk wujud gedung, ukurannya, reputasi,usia gedung, pelayanan yang tersedia.
2.Fasilitas gedung, yaitu fasilitas-fasilitas yang membuat gedung menjadi lebih baik, seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan keluar, dll.
3.Dekatnya kantor dengan perusahaan. Contohnya hubungan para langganan, fasilitas pengangkutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dan lain-lain.
4.Biaya. Semua faktor yang menimbulkan biaya, tetapi harus dipertimbangkan biaya yang paling minimal.
5.Stabilitas penyewa. Bila kantor disewa perlu dipertimbangkan stabilitas penyewaannya (lama penyewaan). Perpindahan kantor yang sering dilakukan akan berdampak negatif, terutama pada perusahaan yang sudah besar.
6.Flexiblilitas ruangan. Meliputi ruangan yang memungkinkan pengaturan yang cocok untuk bermacam-macam bagian kantor, ukuran, design yang cocok untuk tempat peralatan, mesin-mesin. Disini perlu diperhatikan bisa tidaknya dilakukan perubahan-perubahan terhadap ruangan itu sendiri.
7.Penerangan dan ventilasi. Tiap ruangan diusahakan mendapatkan penerangan alam, ventilasi dan sirkulasi udara yang cukup.
8.Bebas dari kotoran dan suara gaduh. Fokusnya adalah kebersihan udara, lingkungan dan suara gaduh, karena ini akan dapat mengganggu pekerjaan kantor.

Sementara itu Prajudi (1982) dalam memilih lokasi kantor menyatakan faktor yang perlu diperhatikan antara lain faktor:
1.Lingkungan tetangga
2.Dekatnya dengan kantor bagian lain
3.Harga atau sewa ruangan
4.Dekatnya dengan pasar tenaga kerja
5.Jalan keluar/masuk karyawan (lalu lintas antar pegawai)
6.Keamanan

Menurut Quible (1996) menyatakan ada 3 faktor perlu dipertimbangkan menentukan lokasi kantor, antara lain:
1.Faktor Keuangan
Termasuk disini adalah nilai secara ekonomis, apakah disewa, dibeli, leasing dengan kelebihan serta kekurangan masing-masing pilihan.
2.Faktor Operasional
Kemudahan operasi kegiatan perusahaan/organisasi, kemudahan berhubungan dengan konsumen, produsen, akses dan lain sebagainya.
3.Faktor Karyawan
Berhubungan dengan ketersediaan tenaga kerja skill dan unskill, tempat tinggal karyawan, mobilitas dan lain-lain.

Sedangkan Moekijat (1989) menyebutkan bahwa faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor sbb:
1.Letak, meliputi dekatnya dengan fasilitas transportasi, fasilitas bank, kantor pos, rumah makan, pasar, para pelanggan dan sebagainya.
2.Kelayakan, meliputi ukuran luas lantai untuk sekarang dan perubahan atau perkembangan di masa yang akan datang.
3.Pertimbangan keuangan, meliputi biaya modal dan biaya pemeliharaan serta biaya penggantian gedung –gedung lama.
4.Fisik, meliputi alat untuk naik turun digedung bertingkat, alat pemanas, pendingin ruangan, penerangan dan sebagainya.

Sementara itu Saphier (1987) menulis ada tiga faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor, yaitu:
1.Kualitas gedung, termasuk didalamnya pendingin gedung/pemanas, ventilasi, tangga/lift, air, keersihan dan faktor-faktor lain yang bisa mempengaruhi image organisasi/perusahan.
2.Dekat dengan pusat industri/bisnis. Dikota-kota besar kantor-kantor dipusatkan di suatu daerah yang dekat aksesnya dengan pusat-pusat industri. Hal ini akan sangat membantu dan memudahkan konsumen melakukan transaksi atau berhubungan dengan perusahaan/organisasi yang bersangkutan.
3.Citra Lingkungan. Gedung dan kantor yang terletak pada tempat (lingkungan) dengan reputasi baik akan memberikan suatu keuntungan tersendiri bagi perusahaan/organisasi yang bersangkutan, karena dapat pula meningkatkan image perusahaan/organisasi tersebut.

Selain itu Saphier menambahkan bahwa tujuan perusahaan, nilai aestetic, fasilitas dan biaya menjadi faktor pendukung lainnya.

2.Keamanan dalam memilih kantor sangat penting dan merupakan hal yang perlu diperhatikan. Mengapa demikian, dikarenakan kantor bukan lagi hanya sekedar tempat berkumpulnya orang-orang yang melakukan sebuah pekerjaan dan aktivitas tetapi melainkan tempat dimana dokumen-dokumen penting perusahaan/organisasi disimpan, dirawat, ataupun dimusnahkan. Selain itu, kantor juga sudah harus dapat memenuhi segala bentuk kenyamanan untuk para pegawainya. Hal penting yang juga tidak boleh terlewatkan adalah lokasi kantor yang aman dari segala bentuk kejahatan/kriminal. Karena hal tersebut dapat saja mengancam kehidupan sosial para pegawai ataupun dokumen-dokumen penting perusahaan/organisasi. Maka dari itu, keamanan dalam memilih kantor sangat penting.

3.Dalam menentukan lokasi kantor, saya akan menggunakan metode gabungan antara Metode Penilaian dengan Metode Perbandingan Biaya. Mengapa demikian, karena Metode Penilaian merupakan metode dimana semua faktor yang dianggap penting diberi bobot nilai, total nilai 100. Kemudian masing-masing lokasi dan gedung yang akan dijadikan kantor dinilai dan dibandingkan. Lokasi dan gedung yang mendapat nilai terbesar menjadi pilihan utama, disinilah organisasi/perusahaan berkantor. Sedangkan Metode Perbandingan Biaya yaitu dengan membandingkan biaya-biaya yang akan dikeluarkan nantinya setelah gedung tersebut ditempati. Macam biaya yang akan dikeluarkan nantinya tergantung pada jenis usaha yang dilakukan. Biaya tersebut dapat dikelompokkan atas:
•Material cost (direct, indirect)
•Labor cost (direct, indirect)
•Overhead cost

Metode ini menggunakan peramalan biaya sebagai faktor penentunya. Kemudian masing-masing lokasi dan gedung kantor dibandingkan, kantor yang memiliki biaya paling kecil, disanalah organisasi/perusahaan berkantor.
Maka dari itu, Metode Penilaian dan Metode Perbandingan Biaya akan saling menutupi kekurangan masing-masing. Jika digunakan Metode Penilaian, ternyata gedung A berbobot nilai paling tinggi maka disanalah perusahaan/organisasi akan berkantor. Tetapi jika ternyata setelah digunakan Metode Perbandingan Biaya, gedung A adalah kantor yang memakan banyak biaya, maka perusahaan/organisasi perlu memikirkan kembali mengenai hal ini. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi hal tersebut lebih baik digunakan metode gabungan yaitu antara Metode Penilaian dengan Metode Perbandingan Biaya.

4.Kantor lanscape merupakan perpaduan dari kantor terbuka dengan tertutup. Ia berusaha mengurangi kelemahan yang terdapat pada kantor terbuka dengan kantor tertutup. Oleh karena itu semua keunggulan pada kantor tertutup dan terbuka ada pada bentuk kantor landscape. Namun didalam kantor lanscape penyusunan meja kerja tidak dilakukan secara garis lurus, tetapi meja disusun secara individual atau kelompok kerja, dengan sudut yang berbeda satu dengan lainnya. Masing-masing pegawai dikelompokkan atas fungsi dan tugasnya. Dengan demikian didalam kantor lanscape ini sebahagian pegawai bekerja pada ruang yang terbuka dan sebahagian lagi bekerja pada ruang-ruang yang diberi sekat setinggi 75cm – 100cm, namun masih dapat diamati dari tempat yang cukup jauh. Maka kantor lanscape ini cukup baik digunakan didalam penataan ruang kantor karena keunggulan-keunggulan yang didapat dari penataan ruang kantor ini sangat baik dibanding kantor terbuka atau kantor tertutup. Kantor lanscape ini juga mempunyai ciri-ciri yang unik didalam sebuah kantor yakni salah satunya adalah terdapat tumbuh-tumbuhan dalam ruang diantar bagian. Hal ini akan semakin menambah kenyaman bagi karyawan maupun tamu yang mengunjungi kantor lanscape tersebut.

5.Hubungan antara cahaya, warna, suara, dan udara dengan lay out terbuka adalah:
bila cahaya pada lay out terbuka lebih baik dikarenakan cahaya yang berpijar langsung masuk menyinari ruangan kantor tanpa ada bayangan yang diakibatkan oleh sekat-sekat. Sehingga intensitas cahaya yang dipancarkan maksimum karena sinar cahaya langsung menerangi ruangan tanpa menimbulkan bayangan yang disebabkan oleh sekat-sekat.
Bila mengenai warna pada lay out terbuka, warna dapat merangsang emosi dan otak manusia. Warna yang tepat untuk dekorasi dan ruang kerja akan menimbulkan kenyamanan serta peningkatan produktivitas kerja. Berhubung lay out terbuka, maka tidak ada ruangan yang memisahkan antara staff yang satu dengan staff lainnya, sehingga warna ruangan lay out terbuka terdiri dari satu warna yang bisa saja bukan warna kesukaan staff. Maka dari itu, staff/para pegawai harus menerima apapun warna cat dinding ruangan mereka bekerja.
Suara pada lay out terbuka, Suara yang gaduh akan mengganggu pekerjaan, terutama pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi (kerja otak) tinggi, seperti pembuatan konsep-konsep, perencanaan, penghitungan dan lain sebagainya. Bila situasi gaduh ini dibiarkan terus-menerus akan dapat mengakibatkan kekacauan dan kesalahan pada hasil kerja pegawai yang bersangkutan. Oleh karena itu suasana ini perlu dikendalikan. Pada lay out terbuka hal ini bisa saja menjadi hal yang serius diakibatkan jenis lay out ini sangat rawan terhadap suara-suara kebisingan dikarenakan antar para pegawai tidak ada sekat yang memisahkan serta tingkat gosip (ngobrol-ngobrol) dengan pegawai lainnya akan sangat tinggi dan dapat mengganggu konsentrasi pegawai yang lainnya.
Udara pada lay out terbuka, aliran udara yang segar (banyak mengandung oksigen) secara terus menerus di kantor akan dapat mengurangi keletihan dan menimbulkan kesegaran bagi pegawai. Udara adalah salah satu faktor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik (daya tahan) orang bekerja. Udara juga merupakan salah satu fakor yang dapat menciptakan kenyamanan (ergonomic) suatu kantor. Mills, Standingford dan Appley menyatakan bahwa “udara adalah suatu syarat untuk berkonsentrasi”. Udara yang terlalu panas, dingin, pengab akan mengganggu peredaran darah, yang akhirnya mengganggu konsentrasi dan kerja otak manusia. Maka dari itu, udara pada lay out terbuka sangat baik. Karena sirkulasi udara berjalan dengan baik.

Tidak ada komentar: